Projektin johtamisen sudenkuopat (Petteri ja Tuukka)

Miettiessämme yhdessä aiheita, jotka kiinnostavat meitä molempia, nousi projektin johtaminen 
tällaiseksi teemaksi. Olemme tutustuneet aiheeseen opintojen aikana ja saaneet siitä kokemusta 
sekä johtajana ollessa että projektin jäsenenä. Tutkiessamme erilaisia blogitekstejä, nousi 
Susanne Madsenin blogit vahvasti esille. Madsen on tanskalainen projektijohtamisen asiantuntija,
joka asuu tällä hetkellä Isossa-Britanniassa. Hän on toiminut kolmessa kansainvälisessä pankissa
johtoroolissa ennen oman yrityksensä perustamista.

 

Nykyään Madsen toimii projektijohtamisen valmentajana ja asiantuntijana. Hän on kirjoittanut 
aiheesta kaksi kansainvälisesti tunnettua kirjaa. Jälkimmäisessä kirjassa The Power of Project 
Leadership hän kääntää projektin hallitsemisen (=Project management) projektijohtamiseksi 
(=Project leadership). Madsenin blogiteksti, johon tässä tekstissä vastaamme, pohjautuu hänen 
jälkimmäiseen kirjaansa.

Projektin johtamisella on keskeinen rooli projektin onnistumisessa, tarkasteltiin sitten toteutunutta 
tuotetta, resurssien hyödyntämistä, tai asiakkaan tyytyväisyyttä. Madsenin mukaan vaikeuksissa 
olevien projektien projektipäälliköt ovat langenneet yleensä yhteen kolmesta yleisimmästä 
projektien johtamiseen liittyvästä virheestä. Mekin olemme kohdanneet näitä kyseisiä ongelmia 
omissa projekteissamme, ja seuraavaksi esittelemme ne.

 

Ensimmäinen projektipäällikön suurimmista virheistä on johtaa asioita ja tehtäviä ihmisten 
kustannuksella. Olen itse tehnyt kyseisen virheen pari vuotta sitten ollessani projektipäällikkönä. 
Perustimme kavereiden kanssa miesten mittatilauspuku- ja paitabrändin, joka maahantoi tuotteita 
Shanghaista. Projekti sai alun ideastani ja ennen aloittamista olin jo luonut vahvan vision 
toiminnallemme. Pyrin projektipäällikkönä sitten vahvasti viemään projektia eteenpäin oman 
näkemykseni mukaan. Näin jälkikäteen olen ymmärtänyt, etten hirveästi huomioinut muiden projektin 
jäsenten ajatuksia ja näkemyksiä vaan pyrin viemään asioita eteenpäin sellaisena kuin olin ne ajatellut.
Tämän vuoksi muiden motivaatio projektia kohtaan laski pikkuhiljaa ja jouduimme lopettamaan 
projektin puolentoista vuoden jälkeen.

Toinen Madsenin nimeämä virhe on se, että keskitytään liikaa uusiin ja kiireellisiin vaatimuksiin tai 
tehtävänantoihin, ja tärkeät tehtävät jäävät tällöin taka-alalle. Tuotekehityskurssilla suunnittelimme 
Jyväskylän kaupungille liikuntasovellusta, ja alkuvaiheessa erään viikoittaisen palaverin aikana 
nousi esille se, ettei sovelluksen ulkoasu miellyttänyt silmää. Tämän johdosta yhden tiimin jäsenen 
tehtäväksi tuli pitää koko suunnitteluvaiheen ajan sovelluksen käyttöliittymä “julkaisukunnossa”
jokaisen pienenkin muutoksen jälkeen, ja muutoksia tuli paljon. Käyttöliittymävelhon nimityksen 
takia lopputiimi toimi periaatteessa yhden vajaalla miehityksellä, ja se aiheutti ylimääräistä 
- vältettävissä ollutta - työtä kaikille.

Kolmas projektin johtamiseen liittyvistä virheistä Madsenin mukaan on se, että projektipäällikkö 
uskoo, että hänen on tiedettävä ja osattava (joissain tapauksissa myös tehtävä) kaikki projektiin
liittyvä. Yhdellä kurssilla tehtävänämme oli suunnitella eräälle pankille uudet verkkopalvelut, ja 
kyseisen projektin toteutus vaati suhteellisen paljon viikoittaista raportointia ja muuta byrokraattista 
paperityötä. Lähes oppikirjaesimerkkinä projektipäällikkömme halusi tehdä kaikki byrokratiat itse. 
Siinä odotellessa muu tiimi pyöritteli peukaloitaan, kun useimmiten projektin eteenpäin vieminen 
onnistui vasta kun paperihommat oli selvitetty.

 

Näiden kolmen lisäksi haluamme mainita yhden virheen, jota Madsen ei tekstissään maininnut. 
Mielestämme projektipäällikön viestittömyys tiimille on yksi suurimmista asioista, jonka vuoksi projekti 
voi kuolla. Mikäli projektin vetäjä ei kerro tiimillensä mitä projektissa tapahtuu, voi tietämättömyys 
johtaa motivaation lopahtamiseen ja johtajan kyvykkyyden epäilemiseen. Olin aikoinaan yhden 
tapahtuman myyntihenkilönä, jossa myyntijohtaja oli myös koko tapahtuman projektipäällikkö. 
Johtajan oli kiireinen ihminen ja oli jatkuvasti teillä tietämättömillä. Tämän vuoksi emme myyntitiiminä 
olleet ajan tasalla työtehtävistä ja -jaoista. Tietoa tapahtuman etenemisestä saimme vain myynnin 
ja tapahtuman kokonaistilanteesta. Koimme tekemisemme olevan merkityksetöntä ja motivaatiomme 
myynnin suhteen loppui. Projektin lopputulema oli suuret taloudelliset tappiot heikon myynnin takia. 
Tapahtumaan ei saatu läheskään niin montaa yhteistyökumppania kuin oli tarkoitus.

Oli mahtavaa nähdä, kuinka hyvin blogin aiheet reflektoituivat meidän omiin käytännön 
kokemuksiimme. Blogitekstien avulla oppi hyvin näkemään omaa tekemistä projekteissa ja 
ymmärtämään mihin asioihin tulisi kiinnittää huomiota projektipäälliköissä/-johtajissa. Madsenin 
blogi herätti vahvan kiinnostuksen hänen muihin tuotoksiinsa, joten suosittelemme kaikkia projektien 
johtamisesta kiinnostuneita tutustumaan hänen blogiinsa, ja miksei myös kirjoihinkin.

https://www.susannemadsen.co.uk/blog/what-are-the-3-biggest-mistakes-that-project-manages-make

Kuvat: www.freepik.com